Как сделать слияние писем в Word

Открытое меню Как использовать объединение писем в Word для создания писем, этикеток и конвертов Объединение писем - это функция Microsoft Word, которая помогает упростить создание персонализированных писем, этикеток, конвертов, электронных писем и каталогов.

Поскольку объединение писем не является одной из самых распространенных функций MS Word, некоторые люди могут не знать, как выполнять объединение писем в Word для создания писем, этикеток и конвертов. Если вы пытаетесь сэкономить время, затрачиваемое на ручную настройку каждого письма, этикетки или другого документа, вы можете найти объединение полезным. Даже если вы никогда не пытались создать письмо слияния, процесс довольно прост, и ниже мы расскажем вам о каждом шаге.

Как создавать письма слияния В Microsoft Word есть мастер, который поможет вам создать письма слияния. По ходу работы мастер будет спрашивать, какое письмо вы хотите использовать, а также получателей письма, поэтому убедитесь, что у вас есть готовый список получателей.

Если у вас его нет, вы всегда можете добавить список получателей вручную. Откройте документ Word и напечатайте свое сообщение. Оставьте персонализированные элементы, такие как заголовок, имя, город и т.д. Вдоль правой границы окна MS Word появится новая панель. Это мастер, который проведет вас через весь процесс. Первым шагом будет выбор типа документа, над которым вы работаете.

Выберите Буквы и выберите Далее: Начальный документ. Далее вам нужно будет выбрать документ, который вы хотите использовать для слияния. Если вы уже ввели содержимое для письма, выберите Использовать текущий документ. Если вы хотите использовать готовый шаблон, выберите "Начать с шаблона". Выбрав начальный документ, нажмите "Выбрать получателей". Следующим шагом будет выбор получателей. Если у вас есть лист Excel, заполненный данными о получателях, вы можете импортировать данные, выбрав "Использовать существующий файл" и выбрав "Обзор" в следующем разделе.

В следующем разделе вы можете импортировать данные.

В проводнике перейдите к листу списка получателей, выберите лист и нажмите кнопку Открыть. При выборе листа появится окно Выбор таблицы. Выберите соответствующую таблицу s. Обязательно установите флажок рядом с пунктом Данные первой строки содержат заголовки столбцов, если это верно для ваших данных, и нажмите OK.

Вы увидите список получателей, которые Word будет использовать при объединении. Если все в порядке, нажмите кнопку OK. После добавления листа Excel нажмите кнопку Далее: Написать письмо. Теперь вы готовы добавить заполнители в письмо. Наведите курсор на место, куда нужно добавить заполнитель, и выберите Другие элементы на панели слияния.

Откроется диалоговое окно Вставка поля слияния, где вы можете выбрать подходящий заполнитель и нажать кнопку Вставить, чтобы добавить его в письмо.

Когда вы вставили все поля слияния, выберите Далее: Предварительный просмотр писем. Это покажет вам предварительный просмотр всех писем, созданных с помощью слияния. Вы можете использовать кнопки со стрелками на панели слияния для переключения предварительного просмотра писем. Выберите Далее: Завершить объединение. Как создать ярлыки для слияния писем Всегда полезно аккуратно составить список рассылки в виде листа Excel, чтобы у вас не закружилась голова, когда вам понадобятся данные чужой рассылки.

Но если вы хотите напечатать этикетки, компиляция в виде листа Excel не поможет. Вместо этого вам придется создавать этикетки слияния в MS Word. Если у вас уже есть лист Excel с данными списка рассылки, вы можете переходить к следующему шагу. Если нет, организуйте список рассылки на листе Excel. Добавьте несколько заголовков Имя, Фамилия, Адрес и т.д. И отсортируйте список. Переключитесь на MS Word. Используйте мастер для создания этикеток. Нажмите "Ярлыки", а затем "Далее": Начать документ.

На следующем экране выберите Изменить макет документа. Затем выберите Параметры этикетки, чтобы указать номер продукта и марку этикетки. После нажатия кнопки OK вы увидите этикетки, обведенные в документе. Перейдите к файлу Excel, содержащему список рассылки. Выберите файл и нажмите Открыть. Появится окно Выбор таблицы. Если ваша книга состоит из нескольких листов, вы увидите здесь несколько элементов. Выберите тот, который содержит список рассылки. Установите флажок рядом с текстом Первая строка данных содержит заголовки столбцов и нажмите OK.

MS Word импортирует ваш список рассылки. Выберите Блок адресов. Посмотрите на предварительный просмотр справа. Если все выглядит не так, как вы хотите, выберите "Совместить поля".

Убедитесь, что все данные соответствуют соответствующему заголовку на вашем листе, и нажмите OK. Еще раз посмотрите на предварительный просмотр.

Теперь вы готовы объединить этикетки. Вы увидите всплывающее окно. Выберите Все и нажмите OK. Теперь вы увидите, что все ваши ярлыки объединены. Как создать конверты для слияния писем Создание конвертов для слияния писем в основном такое же, как и для этикеток, но с некоторыми изменениями. Вам будет предложено выбрать исходный документ. Следующий шаг , и выберите Далее: Выбрать получателей. При выборе параметров конверта появится всплывающее окно.

Выберите нужный размер конверта, выберите шрифт и расположение для адреса доставки и обратного адреса. Следующим шагом мастера будет выбор получателей. Выберите "Использовать существующий список", если у вас уже есть лист Excel с информацией о получателях, и выберите "Обзор", чтобы найти файл. Выберите подходящий файл и нажмите "Далее". Расположите конверт.

На следующем экране выберите Адресный блок, посмотрите на предварительный просмотр, чтобы убедиться, что все выглядит так, как вы хотите, и нажмите OK. Выберите "Далее": Предварительный просмотр конверта.

Вы увидите тот же предварительный просмотр, что и на предыдущем шаге, но в вашем документе. Вы можете использовать кнопки со стрелками на панели мастера для переключения между конвертами. Теперь ваши конверты готовы к объединению. На следующем экране вы увидите опцию редактирования отдельных конвертов. Выберите ее, выберите "Все", чтобы объединить все записи, и нажмите "ОК". Теперь вы увидите, что все конверты были объединены в один документ.

Массовая печать и рассылка по электронной почте стали проще Использование слияния может сэкономить много времени, которое в противном случае вы потратили бы на настройку электронной почты, этикеток или конвертов. Однако это не все, что вы можете сделать с помощью MS Word. Вы также можете создавать поздравительные открытки, буклеты и индексные карточки. Слияние писем существует уже давно, но если вы хотите сделать свои процессы более эффективными, Microsoft Office представил несколько интересных функций, с которыми вы можете ознакомиться.

Навигация по записям.


Навигация

thoughts on “Как сделать слияние писем в Word ”

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *